Stijn Meurkens

is programmeur, wiskundige, hardloper en zeiler. Over technologie, internet, mobile, productiviteit, Apple, media, kunst, politiek en alles wat me verder bezig houdt. Lees ook mijn tweets, of fork mijn code.

Mailbox gaat je niet helpen

De nieuwste poging in de strijd tegen email overload heet Mailbox. In het bijbehorende promotiefilmpje schetsen de ontwikkelaars een zorgeloos leven met een lege inbox. Geluk, liefde en mooi weer; en dat alles dankzij een appje op je iPhone.

Ik sta er inmiddels voor in een digitale wachtrij. Om te zorgen dat de serverarchitectuur meeschaalt, laat men maar mondjesmaat nieuwe mensen toe tot de app. Nog 277.312 mensen voor me. En dat helpt natuurlijk ook prima om de verwachtingen nog enigszins naar boven bij te stellen.

Ikzelf sta overigens alleen maar in die rij uit nieuwsgierigheid. Mailbox leunt zwaar op een snooze-functie voor email. Berichten kunnen tijdelijk uit je mailbox worden verwijderd, en komen na een bepaalde tijd weer terug. Dat zou handig moeten zijn voor alles wat nu nog niet relevant is. Maar wie houd je daar mee voor de gek? Al die uitgestelde berichten verdwijnen dan misschien uit je inbox, maar wat doet het aan het knagende gevoel van onverrichte zaken? GTD-bedenker David Allen schrijft in Ready for Anything:

Keeping uncaptured, unclarified, and unprocessed things in our minds creates unnecessary stress.

Inderdaad, precies datgene wat Mailbox doet. Je blijft achter met een lege inbox en een hoofd vol met berichten waarvan je nog steeds niet weet wat je ermee moet.

Tegelijkertijd is ook The Next Web-oprichter Boris Veldhuijzen van Zanten bezig met een project dat email moet gaan veranderen. Boris’ oplossing Inbox Pro pakt wel de kern van het probleem aan; hij vraagt iemand die mail stuurt om duidelijk te zijn in wat hij wil. De afzender krijgt een autoreply waarin wordt gevraagd of het gaat om een ja/nee-vraag, een mail ter informatie, of een anderssoortig bericht. De ontvanger krijgt vervolgens de mogelijkheid om zijn mail op een bijpassende manier te beantwoorden: als alleen een ‘ja’ of ‘nee’ gevraagd wordt, krijg je dus alleen een ‘ja’- en een ‘nee’-knop. De afzender krijgt automatisch bericht. Een boodschap typen – inclusief briefhood en aanhef – is niet meer nodig.

Het plan is om daar later nog meer mogelijkheden aan toe te voegen en zo de afzender verantwoordelijk te maken voor een eenvoudige afhandeling. Wil je een afspraak met me maken? Prima, krijgen we allebei een datumprikker. Wil je iets van me weten? Ik krijg een formuliertje om het antwoord in te typen.

Die methode werkt, aldus Boris zelf: > (I) notice that asking people to structure their email makes it a LOT easier to answer them, causes less stress and makes it easier to get to the important stuff.

Ik ben geneigd dat te geloven. En verder sluit ik me aan bij de woorden van Pat Dryburgh: > I don’t tag emails, flag emails, or colour code emails. I read them, I respond to them, and I archive them. Weeks later, when I need to reference an email, I search for it. Maybe that system is too simple for you. Maybe it’s too complex. Whatever the case, pick a system and move on. Time wasted checking email could be time spent writing about email. And seriously, what could possibly be better than writing about email?